Come funziona la tutela della riservatezza dei dipendenti? Vediamo alcuni aspetti pratici e tipici delle aziende
1. La funzione dell'informativa sul trattamento dati personali
L’informativa sul trattamento dati personali consiste in un documento obbligatorio, previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e dal Codice della Privacy del nostro paese. Il testo ha lo scopo di informare le persone i cui dati vengono trattati su come, perché e da chi saranno gestite le informazioni ad esse ricollegate. L’informativa è fornita dal datore di lavoro, con parole chiare e comprensibili, al momento della raccolta dei dati del dipendente, ovvero tipicamente all’instaurazione di un rapporto di lavoro subordinato. In ogni caso essa dovrà avvenire prima che i dati personali vengano effettivamente trattati.
Nel contenuto dell’informativa sul trattamento dati personali troviamo ad es. l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento (datore di lavoro o azienda), la finalità del trattamento (ad es. gestione busta paga), la tipologia di dati trattati, i destinatari (ad es. Inps) e la base giuridica del trattamento, ossia le motivazioni legali per il trattamento delle informazioni.
2. Incarico al trattamento e formazione
Nell’ambito del lavoro dipendente, l’incarico al trattamento dei dati personali consiste in un documento, grazie al quale l’azienda o datore di lavoro nomina una o più persone all’interno dell’azienda (di solito dipendenti dell’ufficio risorse umane) per effettuare attività predeterminate e correlate al trattamento dei dati personali.
L’incarico, su nomina formale, è incluso tra le misure richieste dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e dal Codice della Privacy italiano. Esso ricade sulla persona fisica che, sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile del trattamento, avrà il ruolo di trattare i dati personali seguendo le istruzioni impartite e rispettando la legge.
Ovviamente gli incaricati dovranno essere previamente formati in modo adeguato, sulle regole per la protezione delle informazioni personali e sulla sicurezza, ossia su normative come il GDPR, il Codice Privacy e le policy aziendali.
A stabilirlo è, non a caso, una essenziale fonte come il Regolamento di cui sopra, che – tra le altre misure – ha reso indispensabile la formazione per tutti coloro che si occupano di dati personali, sia in qualità di responsabili del trattamento che incaricati o persone autorizzate.
3. Videosorveglianza e compiti dell'incaricato
Anche la videosorveglianza nel quadro di un rapporto di lavoro subordinato è soggetta a regole ad hoc, per proteggere laprivacy dei dipendenti. Di riferimento saranno nuovamente testi quali il GDPR o il Codice della Privacy: la videosorveglianza sarà possibile ma pur sempre nel rispetto di limiti normativi, perciò dovrà essere proporzionata ad uno scopo specifico e riconducibile a legittime necessità datoriali, quali la sicurezza dei beni e delle persone, il controllo della produzione e la tutela della sicurezza sul lavoro.
L’azienda dovrà perciò rispettare il principio di minimizzazione dei dati raccolti, il cui utilizzo sarà limitato a quanto strettamente necessario per le finalità dichiarate.
In altre parole, la videosorveglianza non potrà essere indiscriminatamente utilizzata per scopi di controllo della prestazione di lavoro o violando palesemente la privacy dei lavoratori. Ad es. le telecamere non dovranno essere posizionate in aree private come bagni o spogliatoi.
Non solo. I lavoratori dovranno essere informati in modo chiaro e dettagliato in merito all’uso delle telecamere, sugli scopi della videosorveglianza, e su come i dati raccolti saranno utilizzati. L’informativa dovrà aversi con un avviso ben visibile o con un documento scritto e vi dovranno essere segnalazioni che informano della presenza, in un certo luogo, di impianti di videosorveglianza.
Anche per la videosorveglianza, nella prassi, è nominato un incaricato ad hoc, ossia un incaricato del trattamento dei dati personali appresi attraverso telecamere. Egli, con il ruolo di raccogliere, gestire e cancellare le registrazioni video, potrà eventualmente coincidere con la figura preposta al trattamento dei dati personali. L’incaricato alla videosorveglianzaavrà altresì il compito di assicurarsi che i lavoratori e i visitatori siano effettivamente informati sulla presenza di telecamere, sugli scopi delle riprese video e su come possono esercitare i loro diritti.
È fondamentale che anche l’incaricato riceva una formazione adeguata sulla protezione dei dati e sulla gestione della videosorveglianza, ossia su normative come il GDPR, il Codice Privacy e le policy aziendali.
4. Formare i dipendenti su privacy e sicurezza informatica
Formare i dipendenti sulla privacy e sicurezza informatica è essenziale per proteggere l’integrità dei dati aziendali e prevenire le minacce digitali in costante aumento. Gli attacchi informatici, come il phishing, il malware e le violazioni dei dati, sfruttano spesso errori umani e vulnerabilità legate alla scarsa consapevolezza delle buone pratiche di sicurezza. Una formazione continua e mirata consente ai dipendenti di riconoscere i rischi, proteggere correttamente le informazioni sensibili e rispettare le normative sulla protezione dei dati, come il GDPR. Investire nella formazione sulla cybersecurity riduce non solo la probabilità di subire danni finanziari e reputazionali, ma anche il rischio di sanzioni per mancata conformità alle leggi vigenti.
Una solida cultura della sicurezza informatica all’interno dell’azienda contribuisce a migliorare la resilienza contro attacchi esterni, garantendo che i dati personali dei clienti, dei partner e dei collaboratori siano trattati in modo sicuro e conforme alle normative. Inoltre, l’adozione di pratiche corrette nella gestione delle password, nell’uso dei dispositivi e nella condivisione di informazioni sensibili aumenta la protezione del sistema aziendale nel suo complesso. L’educazione continua alla sicurezza informatica è quindi un elemento chiave per rafforzare la fiducia dei clienti, salvaguardare il patrimonio informativo e preservare la reputazione dell’azienda in un mercato sempre più competitivo e digitalizzato.
Conclusioni
Il ruolo del consulente privacy è fondamentale per aiutare gli imprenditori a garantire la conformità alle normative sulla privacy e adempiere agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. Un consulente privacy è un professionista esperto nel campo della privacy e della protezione dei dati che fornisce consulenza e assistenza alle aziende per gestire e proteggere correttamente i dati personali. Datawave si trova a Pesaro, in viale della Vittoria 161.
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